Privacybeleid · Invite In

Wie we zijn

Invite In is een app en website om uitnodigingen voor evenementen te versturen en gasten bij de deur in te checken. Invite In wordt gemaakt en beheerd door De Bruine Solutions, een eenmanszaak in Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97437921, btw-nummer NL005270681B48. In dit beleid bedoelen we met "we" en "ons" De Bruine Solutions.

Voor vragen over je gegevens mail je naar info@debruinesolutions.com.

Wie verantwoordelijk is voor welke gegevens

Invite In heeft twee soorten gebruikers.

Organisatoren hebben een account in de app. Ze maken evenementen aan, voegen gasten toe en versturen uitnodigingen. Co-hosts en helpers aan de deur zijn organisatoren die via een teamlink bij het evenement van iemand anders zijn gekomen.
Gasten hebben geen account of app nodig. Ze krijgen een persoonlijke uitnodiging van een organisator en openen die in een webbrowser.

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in Invite In, ook voor de gastgegevens die organisatoren invullen: wij bepalen wat Invite In bewaart, hoe het de gegevens gebruikt en hoe lang het ze bewaart.

De organisator bepaalt wie er wordt uitgenodigd en welke gegevens erbij komen. Een particulier die vrienden en familie uitnodigt voor een privé-evenement doet dat als huishoudelijke activiteit, waarop de AVG niet van toepassing is. Een organisator die niet privé handelt, zoals een bedrijf of vereniging, is samen met ons verantwoordelijk voor het toevoegen en uitnodigen van gasten. In dat geval informeren wij de gasten met dit beleid, behandelen wij verzoeken om privacyrechten uit te oefenen en houden wij de gegevens veilig, en zorgt de organisator dat die de mensen die hij of zij toevoegt mag benaderen. Gasten kunnen bij ieder van ons terecht.

Wat we over organisatoren bewaren

E-mailadres, als je inlogt met een e-maillink, of het adres dat Apple of Google ons geeft als je via hen inlogt. Als je je e-mailadres verbergt bij Apple, krijgen we alleen het adres dat Apple voor je aanmaakt.
Naam, als je die invult of als Apple die doorgeeft bij je eerste keer inloggen. Een naam is niet verplicht.
Inlog-ID's van Apple of Google, als je via hen inlogt.
Instellingen: je taal en of je meldingen wilt over antwoorden en aankomsten.
Inloglinks: als je er een aanvraagt, bewaren we je e-mailadres, een hash van de code in de link, de taal en wanneer de link verloopt. De code zelf staat alleen in de e-mail.
Sessies: één toegangstoken per telefoon waarop je bent ingelogd, met het soort telefoon (iPhone of Android) en wanneer het voor het laatst is gebruikt.
Pushtokens: het meldingstoken van elke telefoon die meldingen toestaat, en of het iOS of Android is.
Aankopen: of je Pro hebt en tot wanneer, en voor elk evenement dat je hebt ontgrendeld het transactienummer van de store en het product. Kaart- of bankgegevens krijgen we nooit.
Je evenementen: titel, datum, tijd en tijdzone, naam en adres van de locatie, beschrijving, taal, omslagfoto, je eigen ontwerp als je dat uploadt, de instellingen van het evenement, en de berichten die je aan gasten stuurt (de tekst, de groep waar het naartoe ging en wanneer).
Je gastenboek: iedereen die je als gast of als binnenloper hebt toegevoegd, met de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer en de labels die je invulde, zodat je ze opnieuw kunt uitnodigen.
Activiteit bij de deur: elke scan en check-in bij je evenementen, welk teamlid die deed, en binnenlopers die bij de deur zijn toegevoegd.

Wat we over gasten bewaren

Gastgegevens komen van de organisator die je uitnodigde, behalve wat je zelf aan ons stuurt. Elke uitnodigingspagina en elke e-mail die we naar gasten sturen, linkt naar dit beleid.

Wat de organisator invult

Je naam. Als de organisator iedereen in een gezelschap een eigen QR-code geeft, de naam van elke persoon.
Je e-mailadres en telefoonnummer, als de organisator die toevoegt. Allebei zijn ze niet verplicht. De organisator kan je kiezen uit de contacten op zijn of haar telefoon; de app vult dan de naam, één e-mailadres en één telefoonnummer van dat contact in, en er wordt niets opgeslagen tot de organisator bevestigt.
Labels die de organisator je geeft, zoals "familie", en de grootte van je gezelschap.
Een persoonlijk bericht aan jou, als het evenement die gebruikt.
Of je uitnodiging een link met antwoordformulier is of een afbeelding om bij de deur te laten zien.

Als een organisator in de app een gast toevoegt, worden de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer en de labels van die gast ook in het gastenboek van die organisator opgeslagen, zodat dezelfde persoon voor een later evenement kan worden uitgenodigd.

Wat er wordt vastgelegd als de uitnodiging wordt gebruikt

Een persoonlijke uitnodigingslink met een willekeurige code. Je QR-code bevat deze link.
Elke e-mail die we je over het evenement sturen (de uitnodiging, een bericht van de organisator, een herinnering de dag ervoor, een wijziging, een annulering, of een vrijgekomen plek van de wachtlijst): het soort e-mail, het adres waarnaar hij ging en wanneer.
Of die e-mail is afgeleverd of is teruggekomen, en de reden waarom hij terugkwam, zoals onze e-mailprovider die doorgeeft.
De eerste en de laatste keer dat je uitnodigingspagina is geopend.
Dat de organisator je uitnodiging zelf heeft gedeeld, bijvoorbeeld via WhatsApp, als die hem als verstuurd markeert.
Je antwoord (ik kom, misschien of ik kan niet), met hoeveel jullie komen, wanneer je antwoordde, of de organisator het antwoord voor je heeft ingevuld, en of je op de wachtlijst staat.
Als de organisator erom vraagt: je antwoorden op zijn of haar vragen en de namen van wie er met je meekomt. Alleen de organisator en de mede-organisatoren zien ze. Vul alleen in wat je wilt delen; vragen zijn niet verplicht, tenzij de organisator er een verplicht heeft gemaakt.
Wanneer je bent ingecheckt, voor hoeveel personen, en de naam van het teamlid dat je scande.

Wat je zelf aan ons stuurt

Je antwoord op de uitnodigingspagina.
Een melding over een uitnodiging, met de reden die je kiest en de toelichting die je schrijft.

Binnenlopers

Kom je zonder uitnodiging en voegt de organisator je bij de deur toe, dan bewaren we je naam, met hoeveel personen je bent, en een telefoonnummer of e-mailadres als de organisator dat invult. Organisatoren kunnen een van die twee verplicht maken voor binnenlopers. Binnenlopers worden ook in het gastenboek van de organisator opgeslagen.

Waarvoor we het gebruiken, en op welke grondslag

Accounts, evenementen en aankopen van organisatoren: Om de dienst te leveren waarvoor een organisator zich heeft aangemeld. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b AVG).
Uitnodigingen, berichten van de organisator, herinneringen, wijzigingen en annuleringen naar gasten sturen: Zodat de uitnodiging van de organisator de gast bereikt en de gast hoort wanneer het evenement verandert. Grondslag: het gerechtvaardigd belang van de organisator en van ons bij het bezorgen van de uitnodiging (artikel 6, lid 1, onder f AVG). Gasten hebben geen overeenkomst met ons, dus dit berust niet op een overeenkomst.
Antwoorden, wachtlijst en inchecken bij de deur: Zodat de organisator weet wie er komt en alleen uitgenodigde gasten binnenkomen. Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f AVG).
Het gastenboek: Zodat een organisator dezelfde mensen opnieuw kan uitnodigen zonder hun gegevens twee keer in te typen. Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f AVG).
Aflever- en bouncestatus van e-mails, en geopende uitnodigingspagina's: Zodat de organisator kan zien of een uitnodiging is aangekomen en gasten kan nabellen die hem niet kregen. Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f AVG).
Pushmeldingen aan organisatoren: Om organisatoren te laten weten wie antwoordt en wie aankomt, alleen op telefoons waar ze meldingen hebben toegestaan. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b AVG).
Meldingen en verwijderingen: Om op te treden tegen spam, misbruik, zich voordoen als iemand anders en illegale inhoud. Grondslag: onze wettelijke plichten als hostingdienst onder de Digitaledienstenverordening (artikel 6, lid 1, onder c AVG) en ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst (artikel 6, lid 1, onder f AVG).
Beveiliging en foutlogboeken: Om de dienst draaiende te houden en fouten te vinden. Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f AVG).

Waar we ons op gerechtvaardigd belang baseren, kun je altijd bezwaar maken (zie Je rechten). We nemen geen geautomatiseerde besluiten over mensen en maken geen profielen voor advertenties.

Bezoeken aan de uitnodiging

E-mails die we naar gasten sturen bevatten geen volgplaatjes, dus we weten niet of je er een hebt geopend. Als je uitnodigingspagina wordt geopend, leggen we de eerste en de meest recente keer vast. Apps die een pagina ophalen om een linkvoorbeeld te tonen, zoals WhatsApp, iMessage, Slack en Telegram, tellen niet mee. Ook hier bewaren we alleen de tijdstippen.

De organisator en de co-hosts zien deze tijdstippen in je tijdlijn, samen met of je e-mail is afgeleverd, je antwoord en je check-in.

Cookies

De website plaatst twee cookies, die allebei nodig zijn om hem te laten werken:

invite-in-session houdt je bezoek bij elkaar tussen pagina's, bijvoorbeeld om een bevestiging te tonen nadat je hebt geantwoord. Deze cookie verloopt na twee uur.
XSRF-TOKEN beschermt het antwoord-, meld- en verwijderformulier tegen vervalste verzoeken. Deze cookie verloopt na twee uur.

Voor elk bezoek bewaart de server een sessie met je IP-adres en het soort browser tot de sessie verloopt. Er zijn geen analyse-, advertentie- of cookies van derden, en de pagina's laden geen scripts van andere websites. De app bevat geen analyse- of advertentiesoftware. De app en onze server sturen wel meldingen van crashes en fouten naar Sentry, zie hieronder.

Binnen Invite In

De organisator en co-hosts zien de gastenlijst, de gegevens en tijdlijn van elke gast, en de activiteit bij de deur.
Helpers aan de deur zien de namen van gasten en of ze zijn ingecheckt als ze bij de deur scannen of zoeken. Hun telefoon bewaart de namen, plaatsen en antwoorden van de gasten van het evenement, zodat de deur ook zonder internet werkt. De gastenlijst zien ze niet.
Gasten zien de gegevens van het evenement en de naam van de organisator. E-mails aan gasten komen van de naam van de organisator "via Invite In", en antwoorden op die e-mails gaan naar het e-mailadres van de organisator, dus een gast die antwoordt ziet dat adres.
De organisator en co-hosts zien ook de namen en e-mailadressen van iedereen in het team van het evenement. Wie een teamlink opent, ziet de naam van degene die hem uitnodigde.
Wij behandelen meldingen. Ons moderatiescherm toont evenementen met het e-mailadres van de organisator en de meldingen die erover zijn gedaan.

Dienstverleners die gegevens voor ons verwerken

Elk van deze partijen werkt onder een verwerkersovereenkomst met ons en mag de gegevens alleen gebruiken om haar dienst te leveren.

Hetzner Online GmbH, Duitsland: Host onze server en database in Falkenstein, Duitsland. Alle gegevens op deze pagina staan daar, ook geüploade foto's.
Amazon Web Services (Amazon SES en Amazon S3), Frankfurt, Duitsland: Verstuurt onze e-mails: inloglinks en e-mails aan gasten. Krijgt het adres van de ontvanger en de inhoud van de e-mail, en laat ons weten of de e-mail is afgeleverd of is teruggekomen. Bewaart ook onze nachtelijke back-ups, versleuteld met een wachtwoord dat alleen wij hebben.
Google (Firebase Cloud Messaging): Bezorgt pushmeldingen op de telefoons van organisatoren, op iPhones via de meldingendienst van Apple. Krijgt het pushtoken van de telefoon en de tekst van de melding, met de titel van het evenement en de naam van een gast, bijvoorbeeld "Noor komt".
RevenueCat: Houdt aankopen van Pro en ontgrendelde evenementen uit de App Store en Google Play bij. Krijgt je Invite In-accountnummer en je aankoopgeschiedenis van de store. Je naam of e-mailadres sturen we niet mee.
Sentry (Functional Software, Inc.): Krijgt een melding als de app crasht of als de app of de server een fout tegenkomt, zodat we die kunnen oplossen. Een melding bevat wat er misging en waar in onze code, de versie van de app, het soort telefoon en de systeemversie, en het adres van de pagina of het verzoek dat mislukte. Namen, e-mailadressen of je account sturen we niet mee, en Sentry is zo ingesteld dat het geen IP-adressen bewaart.

Cloudflare levert de domeinnaamdienst (DNS) voor invitein.app. Je bezoeken lopen niet via Cloudflare, en Cloudflare krijgt geen persoonsgegevens van ons.

Apple en Google

Als je Pro of een ontgrendeld evenement koopt, verkoopt Apple (via de App Store) of Google (via Google Play) het aan je en verwerkt de betaling, onder hun eigen voorwaarden en privacybeleid. Hetzelfde geldt als je inlogt met Apple of Google. Voor die gegevens zijn zij zelf verantwoordelijk.

We verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor advertenties.

Buiten de Europese Economische Ruimte

Onze server en het versturen van e-mail staan in Duitsland. Sommige dienstverleners zijn gevestigd in de Verenigde Staten, dus gegevens die zij krijgen kunnen daar worden verwerkt:

Google LLC en Amazon Web Services zijn gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework, waarvan de Europese Commissie heeft vastgesteld dat het passende bescherming biedt. Dat geldt ook voor Sentry (Functional Software, Inc.), dat foutmeldingen in de Verenigde Staten bewaart.
Doorgifte aan RevenueCat valt onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie in de verwerkersovereenkomst.
Apple handelt aankopen in de App Store in de EU af via Apple Distribution International in Ierland, en is zelf verantwoordelijk voor zijn doorgiften.

Hoe lang we gegevens bewaren

Evenementen worden 6 maanden na afloop verwijderd, met hun gasten, tijdlijnen, antwoorden, activiteit bij de deur, foto's en meldingen. Een evenement zonder eindtijd geldt als afgelopen 12 uur na het begin. Daarvoor kan de organisator een gast of het hele evenement altijd verwijderen.
Gastenboeken blijven bewaard tot de organisator een vermelding of het account verwijdert.
Meldingen blijven bewaard tot het evenement waar ze over gaan is verwijderd.
Inloglinks werken niet meer na 15 minuten of nadat ze zijn gebruikt, en worden binnen een dag daarna verwijderd.
Pushtokens worden verwijderd als je uitlogt in de app, als Google meldt dat het token niet meer werkt, of als je je account verwijdert.
Deurkopieën: zodat de deur ook zonder internet werkt, bewaart een telefoon in deurmodus een tijdelijke kopie van de namen, plaatsen, antwoorden en check-ins van de gasten, met per uitnodiging een onomkeerbare code (een hash) van de QR-code in plaats van de code zelf. E-mailadressen en telefoonnummers staan er nooit in. De kopie wordt verwijderd als je de deurmodus na het evenement sluit en als je uitlogt. Scans zonder internet blijven op de telefoon tot ze zijn verstuurd.
Websitesessies verlopen na twee uur en worden daarna van de server gewist.
Logboeken: onze webserver houdt geen logboek van bezoeken bij. Foutlogboeken, waarin het IP-adres van een mislukt verzoek kan staan, worden 14 dagen bewaard. Foutmeldingen bij Sentry worden na hoogstens 90 dagen verwijderd.
Back-ups: elke nacht maken we een versleutelde back-up van de database en de geüploade afbeeldingen. Elke back-up wordt 14 dagen bewaard en daarna verwijderd, dus gegevens die je verwijdert, zijn binnen 14 dagen ook uit de back-ups verdwenen. We gebruiken een back-up alleen om de dienst na een storing te herstellen.

Je gegevens verwijderen als gast

Onderaan je uitnodigingspagina verwijdert "Mijn gegevens verwijderen" uit je uitnodiging:

je e-mailadres en telefoonnummer, ook uit het overzicht van elke e-mail die we je stuurden en uit je tijdlijn,
het persoonlijke bericht aan jou,
de tijdstippen waarop je uitnodigingspagina is geopend,
je antwoorden op de vragen van de organisator en de namen van wie er met je meekomt.

Ook je e-mailadres en telefoonnummer in het gastenboek van de organisator worden voor deze uitnodiging verwijderd. Je naam, je antwoord en het feit dat er e-mails zijn verstuurd blijven staan, zodat de uitnodiging bij de deur blijft werken. Zonder e-mailadres krijg je geen e-mails meer van Invite In over dit evenement.

Andere evenementen waarvoor dezelfde organisator je apart heeft toegevoegd blijven ongewijzigd. Wil je ook daar je gegevens laten verwijderen, of je uitnodiging helemaal laten verwijderen, mail dan naar info@debruinesolutions.com of vraag het de organisator.

Een organisatorsaccount verwijderen

Je verwijdert je account in de app onder Account, Verwijder account. Daarmee worden verwijderd: je account, je evenementen met hun gasten, tijdlijnen, antwoorden en activiteit bij de deur, de omslagfoto's en ontwerpen die je ervoor hebt geüpload, je gastenboek, je teamlinks en lidmaatschappen, en je pushtokens en sessies. De uitnodigingslinks van je gasten werken dan niet meer.

Zonder de app kun je ons vragen je account te verwijderen door te mailen naar info@debruinesolutions.com vanaf het adres van je account. We verwijderen het binnen een maand.

Een Pro-abonnement wordt niet opgezegd als je je account verwijdert. Zeg het op in de App Store of Google Play.

Je rechten

Je kunt ons vragen om inzage in je gegevens, om ze te corrigeren, te verwijderen, het gebruik ervan te beperken, of ze in een gangbaar bestandsformaat te krijgen, en je kunt bezwaar maken tegen gebruik op grond van gerechtvaardigd belang. Mail naar info@debruinesolutions.com. We antwoorden binnen een maand; is een verzoek ingewikkeld, dan kunnen we dat met twee maanden verlengen, en dat laten we je binnen de eerste maand weten. Mogelijk vragen we je te bevestigen dat de gegevens van jou zijn.

Organisatoren kunnen hun eigen evenementen, gasten en gastenboek in de app bekijken, wijzigen en verwijderen. Gasten kunnen het ook vragen aan de organisator die hen uitnodigde, omdat die hun gegevens direct kan wijzigen of verwijderen.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, of bij de toezichthouder in het EU-land waar je woont.

Kinderen

Je moet 16 jaar of ouder zijn om een organisatorsaccount aan te maken. Invite In vraagt gasten niet naar hun leeftijd. Een organisator die kinderen uitnodigt, is ervoor verantwoordelijk dat die hun gegevens mag toevoegen, bijvoorbeeld als hun ouder of met toestemming van hun ouder.

Beveiliging

Al het verkeer naar invitein.app is versleuteld met HTTPS.
Elke uitnodigingslink bevat een willekeurige code van 24 tekens.
Inloglinks werken één keer, verlopen na 15 minuten en worden alleen als hash opgeslagen.
Uitloggen in de app beëindigt de sessie op die telefoon.
Alleen accounts die wij als beheerder aanmerken kunnen het moderatiescherm openen.

Wijzigingen in dit beleid

Als we dit beleid wijzigen, passen we de datum bovenaan deze pagina aan. Voordat een belangrijke wijziging ingaat, zoals een nieuw doel, een nieuw soort ontvanger of een nieuwe doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte, mailen we organisatoren minstens 30 dagen van tevoren.

Contact

De Bruine Solutions
Hoptille 301
1102 PE Amsterdam
+31 6 2480 0527
info@debruinesolutions.com